Prendere in affitto un ufficio, tutto quello che devi sapere

Ciao! In un altro articolo su questo blog ti abbiamo dato consigli su come affittare un ufficio. Oggi invece ci interessa spiegarti tutto quello che devi sapere per prendere in affitto un ufficio.

Ci sono degli aspetti che sono molto importanti e che vanno considerati: le ripercussioni finanziare a lungo termine, gli accordi di negoziazione e le trattative con l’agenzia immobiliare.

Il costo dell’affitto dell’ufficio è uno dei costi maggiori in cui incapperai nella gestione della tua attività. Devi fare qualsiasi cosa sia in tuo potere per controllare questa spesa. Trovare lo spazio perfetto, negoziare il giusto prezzo, pianificare i costi di ristrutturazione e considerare l’idea di condividere l’ufficio sono fattori che ti aiuteranno nella scelta.

Ma andiamo per gradi…

Inizia subito la ricerca

prendere un ufficio in affittoCome quando si cambia casa, anche quando si è in cerca di un nuovo ufficio bisogna iniziare il prima possibile. Nel momento in cui ti butti nella ricerca, selezioni le offerte, setacci la zona, raccogli i dati necessari per fare una scelta giusta e consapevole. Se hai una piccola attività, considera 6-9 mesi per la ricerca, la negoziazione, la chiusura del contratto e l’organizzazione dell’ufficio. Se hai un’attività più grande, avrai bisogno di almeno 12-18 mesi per fare le cose come si deve. Trovare l’ufficio più adatto alle tue esigenze in una grande città sarà una delle sfide più grandi che ti troverai ad affrontare,  dalla negoziazione del prezzo, alla chiusura dell’affare e la personalizzazione dell’ufficio.

Tuttavia se sei in fase startup, se sei l’unico a gestirla, oppure siete veramente in pochi, allora potresti considerare l’idea di condividere un ufficio. Nelle grandi città i costi dell’affitto di un ufficio possono essere davvero molto alti, quindi potrebbe essere una buona considerazione da fare per salvaguardare il tuo budget. Una grande metropoli offre molte opzioni in tal senso.

Ovviamente, ci sono anche dei lati svantaggiosi rispetto alla soluzione più comune. Primo fra tutti: il dover condividere regole comuni con le altre persone che lavorano nello stesso ufficio, non avere un telefono fisso, ecc…

Procedi con cautela.

Non affittare uno spazio più grande di quanto in realtà ti serva

Nel prendere in affitto un ufficio assicurati di avere ben chiaro in mente di quanto spazio hai bisogno, quanti metri quadrati ti servono per iniziare e considera le prospettive di crescita anche in relazione alla durata del contratto. Non vorrai mica rimanere bloccato nel tuo attuale ufficio perché hai firmato un contratto di 5 anni e magari dopo 2 anni già ti ritrovi ad avere la necessità di uno spazio più grande.

Come si calcola il costo dell’affitto al metro quadrato?

Ti stanno per fare un preventivo di spesa al metro quadrato. Vediamo un esempio. Hai visto un posto di 2000 metri quadrati. Il costo è di 30€ al metro quadrato. Sarebbero 60.000 € all’anno. Dividi 60.000 € per 12 e avrai il costo mensile: 5000 €. Aspetta. C’è qualcosa che potrebbe esserti sfuggito. Non stai affittando effettivamente un ufficio di 2000 metri quadrati. Consideriamo lo superficie calpestabile. La spazio utilizzabile sarebbe di circa 1500 metri quadrati, ma va considerato lo spazio che non può essere utilizzato. Le agenzie calcolano i metri quadrati comprendendo le aree comuni, muri interni ed esterni e cose del genere, fattori che vanno a tuo discapito. Il motivo per cui tu debba farti carico di spazi che effettivamente non puoi utilizzare è che loro hanno la necessità di mettere in conto l’usura delle aree comuni dovuta all’utilizzo, come ad esempio l’ingresso e i bagni. E non finisce qui. Le prossime sono le utenze.

Che classe di edificio cerchi?

Quanti potenziali investitori e clienti si recheranno presso il tuo ufficio? Ecco che entra in gioco la questione “classe” dello stabile.

Supponiamo 3 categorie di edifici: A, B, C.

  • classe-ufficioEdifici Classe A: sono il top, con privilegi come il servizio portineria garantito 24 h, un’ottima gestione della sicurezza e sono stati costruiti dopo gli anni ’60. Pensa ai meravigliosi e splendenti grattacieli che sono ormai icona di New York, oppure il settore business milanese. Ovviamente hanno un costo al metro quadrato maggiore.
  • Edifici Classe B: di solito sono un po’più vecchiotti, ma modernizzati. Sono più bassi di prezzo e siti in zone meno in vista.
  • Edifici Classe C: sono situati in parti poco appetibili della città. Se le tue disponibilità economiche ti offrono solo questa possibilità, meglio che consideri di condividere l’ufficio.

È inoltre fondamentale arrivare in maniera facile (da parte tua e dei dipendenti) in ufficio. Non scegliere aree troppo congestionate. O per lo meno fai in modo che sia facile con mezzi di trasporto pubblici accedervi. Le classificazioni variano da paese a paese, per esempio in Italia ci sono anche quelle energetiche. Quindi informati sule normative della destinazione del tuo nuovo ufficio così da poter essere preparato alla giusta scelta.

Sii consapevole di come vorrai personalizzare il ufficio

Se sei consapevole del fatto che avrai molto da fare per personalizzare il tuo ufficio, il tuo architetto  non dovrà mancare all’appuntamento. Sarà in grado di darti dei consigli e di metterti in guardia sugli eventuali ostacoli in cui potresti incappare. E assicurati di comprendere bene quali restrizioni o costi aggiuntivi il proprietario potrebbe importi per la ristrutturazione.

Concentrati sul futuro

Probabilmente ora non ti verranno in mente tutte le difficoltà che potrebbero sorgere nei prossimi 3-5 anni, ma questo punto merita molta attenzione. Assicurati che il contratto ti dia il tempo di cui hai bisogno prima di decidere se rinnovarlo o meno e che ti garantisca dei margini di trattativa.

Occhio alle clausole di aumento

Il contratto potrebbe avere delle clausole che al proprietario di aumentare la provvigione per vari motivi. Fai in modo che egli specifichi quando e come è possibile farlo e insisti per avere un quadro completo e definitivo a riguardo.

Il modo giusto per negoziare

Affidati a degli specialisti piuttosto che negoziare tu stesso con l’agente del proprietario (per quanto riguarda il contratto d’affitto) e con l’architetto (per la ristrutturazione). Avere una squadra fidata ti tutelerà dal ritrovarti a sopperire a clausole di contratto inutili e a un affitto mensile difficile da sostenere. Portati avanti e respingi le cose che vanno a tuo sfavore e che si possono negoziare. Fai in modo di avere il controllo del tuo profitto al 100% . Infine, non aver timore di firmare un contratto di lunga durata, se hai lavorato bene sarai tutelato dal contratto.

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